Catena di fornitura: adattarsi per cambiare in meglio

Axis adotta diversi meccanismi per garantire che i fornitori comprendano e aderiscano ai comportamenti e alle pratiche aziendali che pretendiamo. Il più importante è la sottoscrizione del nostro Codice di condotta dei fornitori. Il documento si basa sul Codice di condotta Axis e sui dieci principi del Patto mondiale delle Nazioni Unite in ambiti quali i diritti umani, il lavoro, l'ambiente e la lotta alla corruzione. Se i fornitori lo accettano, Axis è soddisfatta perché sa che rispettano i suoi rigorosi standard.

Audit per migliorare i processi aziendali

Firmare il Codice di Condotta è un conto, soddisfarne costantemente i requisiti è un altro. Questo non vuol dire che i fornitori non rispondano ai requisiti di proposito. Semplicemente, a volte, non capiscono come cambiare o alterare le loro pratiche commerciali per rispettare il Codice di condotta.

È qui che entra in gioco un altro processo critico: l'audit, che viene condotto annualmente per i principali fornitori e i produttori a contratto. Anche se la percezione comune è che un audit sia un test oneroso, il nostro è progettato per essere altamente collaborativo e aiutare il fornitore a migliorare i propri processi aziendali. Questo non vuol dire che non sia anche molto dettagliato, in qualunque forma si presenti (in sede, online o ibrido).

Condividere le best practice

Per Axis si tratta di un processo rigoroso ma fondamentale per continuare a soddisfare i suoi rigorosi standard di sostenibilità, responsabilità sociale ed etica aziendale. Questo aspetto è comunque apprezzato dai fornitori, come spiega Ausra Reinap, Senior Environmental Engineer e membro del Consiglio ambientale Axis: “La stragrande maggioranza dei fornitori accoglie favorevolmente gli audit. Da più punti di vista, diventiamo i loro consulenti, condividendo le best practice e offrendo formazione, assistenza e approfondimenti”.

“La sensazione è che facciamo davvero la differenza per la loro azienda; questo, a sua volta, fa una grande differenza per la nostra”.

Audit remoti e ibridi

Mentre la pandemia limitava le trasferte e i contatti, condurre gli audit presso la sede dei fornitori era difficile. Annullare gli audit avrebbe ostacolato la nostra capacità di garantire che i fornitori rispettassero il nostro Codice di condotta. Per questo, il processo di audit è stato semplicemente modificato. Ora possiamo eseguire audit online, in sede o in modalità ibrida, per garantire il rispetto dei nostri rigorosi standard.

Anche se con i nuovi fornitori preferiamo un audit in sede, gli audit remoti o ibridi sono ideali per i fornitori con cui abbiamo già rapporti. Ad esempio, se la documentazione di un fornitore viene revisionata online, si hanno le stesse garanzie di completezza, ma si ottimizzano risorse, si risparmia e si riducono le emissioni di CO2.

È importante che entrambe le parti comprendano i limiti di una procedura virtuale, che ad esempio non è ideale per visitare la fabbrica e osservare i processi di produzione. Guardare il mondo da una webcam è limitante perché non consente di esplorare i dintorni. Inoltre, comprendere il layout dello stabilimento e tutti i processi in corso diventa più difficile.

Allo stesso modo, le comunicazioni a distanza possono essere più difficoltose. Quando si parla di stipendi, orari di lavoro, salute e sicurezza o diritti umani, è meglio conversare di persona ed evitare qualsiasi errore di comunicazione.   

Gli audit dei fornitori sono un processo critico e dobbiamo assicurarci che i nostri elevati standard vengano rispettati. Per questo, eseguiamo approfondite valutazioni dei rischi per capire dove sia possibile condurre audit online e ibridi. Riserviamo questo approccio solo ai fornitori esistenti, perché è più adatto quando abbiamo già un rapporto di fiducia e comprendiamo bene le attività di un fornitore.

Audit di due giorni in sede

Per l'audit di un nuovo fornitore, o una visita in sede che fa parte di un audit ibrido con un fornitore esistente, in genere il nostro team si ferma almeno due giorni sul posto. I fornitori ricevono un programma dettagliato di tutte le attività che vogliamo svolgere e compilano un modulo di autovalutazione prima dell'audit. Durante l'audit, incontriamo i responsabili dei settori salute e sicurezza, amministrazione, risorse umane, controllo qualità e ambiente; inoltre visitiamo tutti gli impianti di produzione.

Ausra Reinap spiega come funziona l'audit in sede: “Iniziamo con la formazione sui requisiti previsti dal Codice di condotta dei fornitori Axis. Poi facciamo un tour dello stabilimento per valutare aspetti quali l'ambiente, la salute sul lavoro e la sicurezza; esaminiamo vari processi di produzione, in particolare quelli che utilizzano sostanze chimiche pericolose. Visitiamo i depositi di sostanze chimiche e rifiuti pericolosi. Valutiamo i processi di trattamento delle acque e di controllo delle emissioni nell'aria”.

Reinap aggiunge: “Per verificare che i nostri requisiti in materia di orari di lavoro, esami medici, formazione su salute e sicurezza, ecc. siano rispettati, esaminiamo la documentazione di dipendenti selezionati casualmente. Analizziamo documenti come l'elenco degli aspetti ambientali e gli obiettivi, la valutazione dei rischi professionali, ecc.”.

Prendere l'iniziativa

Dopo ogni audit, compiliamo un rapporto con le nostre conclusioni e tutte le azioni da intraprendere per migliorare nelle aree non conformi allo standard. Gli obiettivi devono essere raggiunti entro sei mesi dall'audit, dopo i quali si procede a un audit di follow-up.

Con una collaborazione a lungo termine e una stretta interazione con i nostri fornitori, distributori e Partner, vogliamo aumentare la trasparenza e incoraggiare comportamenti etici in tutta la catena logistica. Si tratta di un elemento chiave della nostra attenzione verso una condotta aziendale responsabile. Axis si impegna a mantenere forti standard etici, agendo concretamente per garantire che tutte le attività siano condotte in modo responsabile, trasparente, credibile e coerente.